OFFICE TPM

TPM #46: PILAR ke 7, TPM in SUPPORTS Department (OFFICE TPM)

Bagian 2: Menerapkan OFFICE TPM dengan sederhana dan benar

Hal-hal sederhana yang dapat dijadikan acuan improvement:

• Banyaknya reject paper di mesin photo copy
• Mapping aktivitas dan pemetaan Value Added & Non-value Added activity. Membuat matrix, bagan dan lead timenya. Lakukan improvement untuk mempersingkat lead time
• Diagram informasi dan memotong birokrasi yang tidak bermanfaat
• Menilai tingkat kepuasan pelanggan, customer complain dan index customer service level (termasuk Ontime delivery)
• Kesalahan dalam invoicing
• Monitor fix cost dan variable cost (office supplies dan biaya-biaya lainya meskipun kecil tetapi itu tetap pemborosan)
• Pemanatauan terhadap pemakaian biaya komunikasi dan kurir service

Gunakanlah prianti Visual sebagai alat monitoring, penandaan dan panduan. Hal ini akan memudahkan pekerja untuk mendapatkan panduan dalam bekerja benar dan biaya yang efektif. Contoh: Visual documentation, Safety ditempat kerja, photo copy yang benar, print-out yang benar, dll.

Office TPM improvement focus pada:

1. Tema tindakan yang jelas dengan tujuan yang jelas dan terukur

2. Identifikasikan hubungan dan mengisolasi masalah

3. Identifikasi dan membuat skala prioritas tindakan perbaikan

4. Memformulasikan tindakan dan memonitor pencapaian secara berkala

5. Melakukan pengulangan setiap keberhasilan untuk bagian lain dan membakukannya

Contoh checklist pada penerapan Office TPM:

1) Apakah ada barang yang terhampar di lantai?

2) Apakah ada barang yang tersimpan di bawah tangga?

3) Apakah barang yang disimpan adalah masih digunakan dalam waktu 3 bulan?

4) Apakah setiap kali memerlukan dokumen dapat menemukannya dalam waktu 3 menit?

5) Apakah banyak kertas bekas?

6) Apakah meja kerja bebas dari debu?

7) Apakah susunan dokumen dan alat kerja diatas meja tertata rapih dan benar?

8) Apakah barang didalam laci adalah barang yang berguna dan tertata dengan benar?

9) Apakah papan tulisnya, papan tempel, pigora, gambar dan lemari tersusun dengan benar, rapi dan bersih?

10) Apakah jendela dan korden bersih dan rapih?

11) Apakah ada panduan visual? Telah benar terpasang dan dijadikan panduan kerja?

12) Apakah gambar dan tempelan yang ada sesuai dengan budaya dan rencana kerja perusahaan?

13) Apakah tanaman yang ada dirawat dengan baik dan benar?

14) Apakah kursi dan meja ruang tamu bersih?

15) Apakah jalur komunikasi dalam konsidi terjaga dan terawatt?

16) Apakah lantai bersih dan tidak ada yang rusak?

17) Apakah semua pintu pintu memiliki identitas? Kondisi baik? Kunci yang mudah ditemukan?

18) Apakah bebas dari serangga dan tikus?

19) Apakah kantin dalam kondisi bersih, baik, nyaman dan terawat?

20) Apakah Toilet dalam kondisi bersih, benar, nyaman dan terawat?

21) Apakah alat kebersihan terjaga dan terawat?

TPM #45: PILAR ke 7, TPM in SUPPORTS Department (OFFICE TPM)

Bagian 1: Keuntungan pada Penerapan OFFICE TPM

Bagi kebanyakan implementasi Supports Department sering diartikan sebagai penerapan TPM di Kantor atau Office TPM. Improvement produktivitas dan efektifitas hasil organisasi adalah kerja kolektif. Seluruh bagian dari ujung awal ke tahapan akhir, dari karyawan lapih bawah hingga pimpinan organisasi membawa misi untuk tercapainya implementasi TPM dengan benar. Dan pada jaman ini, automasi adminitratif akan sangat mendongkrak kinerja produktif. Sebagai contoh adalah penggunaan: absensi digital, computer bisnis software (applikasi) untuk sales, marketing, accounting, purchasing dan supports aktivitas lainnya.

Dengan implementasi Office TPM ada Delapan pemborosan besar setidaknya yang dihilangkan:

1. Pemborosan atas proses kerja baik over process dan wrong processing
2. Pemborosan terhadap biaya pada department Purchasing, Sales & Back Office, Marketing, Design/Development Product, Accounting & HRD
3. Pemborosan atas aktivitas komunikasi
4. Hilangnya waktu tunggu dan birokrasi
5. Pemborosan Set-up
6. Pemborosan pada tingkat akurasi data, perhitungan dan dokumentasi
7. Pemoborosan atas aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah
8. Pemborosan terhadap kemampuan sumberdaya manusia (qualification & competencies)

Keuntungan penerapan Office TPM antara lain:

· Kerja sama team, cross function project/activities dan joint project

· Turunnya Biaya administratif

· Cepat dalam merespon masalah, penanggan pelanggan dan supplier

· Berorientasi pada pelanggan dan penguranggan lead time

· Hilangnya pekerjaan ganda dan rangkap

· Adanya multi skills

· Memotivasi orang untuk bekerja lebih benar dan lebih efisien

· Mengunakan sumberdaya dengan lebih efektif

· Turunnya biaya inventory

· Dokumentasi yang semakin ringkas dan terjaga

· Biaya fix cost & overhead yang turun

· Meningkatnya nilai customer service level

· Turunnya complaint dari pelanggan dan pemasok

· Hilangnya aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah (aktivitas dan manusia)

· Tempat kerja yang lebih nyaman, bersih dan aman

Tahapan dalam penerapan Office TPM:

1. Pelatihan untuk meningkatkan pengertian dan kepedulian akan prinsip-prinsip kerja yang benar dan bernilai tambah melalui Office TPM, i.e: MUDA, MURA, MURI dan 6S organizing working place
2. Pemetaan pemborosan terhadap PQCDSM (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety dan Moral)
3. Pemetaan terhadap aktivitas dan matrix PQCDSM diseluruh supporting department
4. Mengoleksi data atas pemborosan yang pernah terjadi selama satu tahun terakhir dan membuat tindakan perbaikan sekaligus pencegahannya
5. Membuat panduan problem solving terhadap permasalahan administrative
6. Membuat Matrix Skill, menganalisa gaps dan pemenuhan gaps competencies
7. Penerapan 6S organizing working place dan Kaizen (continues improvement)
8. 6S Audit dan reporting
9. Budaya unggul dan saling menghormati sesama pekerja dalam kaitannya hubungan Customer & Supplier